Styringsdokumenter

Styringsdokumentene ligger offentlig tilgjengelig på selskapets nettsider. Ett av fire fokusområder i bærekraftsarbeidet er åpenhet. Transparens og tilgjengelige styringsdokument er et resultatmål i bærekraftstrategien. Alle styringsdokumentene er vedtatt av styret i Reitan Eiendom.

Dokumentene som er etablert formaliserer allerede etablert praksis i selskapet. Retningslinjene som beskrives er i tråd med selskapets åtte verdigrunnlag og er primært etablert for å være transparent om selskapsstyringen for eksterne. 

De etablerte dokumentene er

• Etiske retningslinjer
• Ansvarlig arbeidsgiver- og menneskerettighetspolicy
• HMS-policy
• Miljøpolicy
• Policy ansvarlig innkjøp
• Antikorrupsjonspolicy
• Etiske retningslinjer for leverandører
• Varslingsrutine (OBS. Under revisjon: Reitan Eiendom bytter leverandør av teknisk løsning. Varsling skal fortsatt skje via link i policydokument (PWC), men innkomne varsel håndteres ikke av PWC men av egne ansvarlige internt. Det vil komme ny link i policydokument og oppdatert tekst når ny leverandør er på plass)
• Skattepolicy.

Dokumentene foreligger også på engelsk.

I tillegg foreligger egne dokumenter og rutiner for åpenhetsloven. Se eget menypunkt.

Oppsummert inneholder dokumentene i sum informasjon om: 

• Selskapets forpliktelser for å ivareta menneskerettigheter og sikre ansvarlig forretningsdrift.
• Hvordan selskapet skal vurdere sine forretningssamarbeid og hvordan risiko identifiseres, vurderes og håndteres.
• Selskapets forventning til hvordan ansatte skal opptre.
• At selskapet bruker innkjøp som verktøy i bærekraftsarbeidet.
• At selskapet legger føre-var-prinsippet til grunn.
• Hvilket lovverk som er relevant for det enkelte tema, samt i hvilken grad selskapets retningslinjer går ut over lovverket.
• Revisjonsdato, styreforankring og vedtaksdato, samt frekvens for revisjon for dokumentene hvor det er relevant.
• Hvem som er ansvarlig for de enkelte styringsdokumentene.
• Hvem retningslinjene gjelder for. Både i tilfeller der de gjelder internt og eksternt.

Reitan Eiendom inkluderer gjennomgang av styringsdokumentene og informasjon om hvor de kan finnes i opplæringsprogram for ESG. Det er viktig for selskapet at alle ansatte er kjent med og etterlever retningslinjene som beskrives i styringsdokumentene. Der dokumentene gjelder for eksterne, blir aktørene gjort oppmerksomme på hvor dokumentene kan finnes og bedt om å gjøre seg kjent med og etterleve dem.